Van private cloud naar moderne werkplek

De Friese Rechtshulp werkte al in een private cloudomgeving, maar liep tegen steeds meer beperkingen aan. “Thuiswerken ging niet altijd soepel en sommige applicaties waren verouderd of stonden op het punt te verdwijnen,” vertelt Ciska de Jong, IT-adviseur bij CTNET. De organisatie zocht een IT-partner die verder keek dan alleen techniek – iemand die meedacht, begrijpelijke taal sprak en ook ná de implementatie betrokken bleef.  

Die partner vonden ze in CTNET, aldus eigenaar Foekje Hofstra: “We hadden heel erg behoefte aan korte lijntjes en communicatie op een wijze die te volgen is voor iemand wiens kennis van IT te wensen overlaat.” Aanvankelijk was er intern twijfel over de overstap, vertelt ze. “We vreesden dat het veel tijd in beslag zou nemen en rompslomp met zich mee zou brengen. Wellicht hebben we het daardoor ook langer dan verstandig voor ons uitgeschoven. Ciska heeft ons daarin weten gerust te stellen door ons mee te nemen in een overzichtelijk stappenplan.” 

Overstappen naar beheerde IT op maat 

De overstap begon met een grondige inventarisatie op locatie. “We kijken altijd eerst naar de specifieke situatie van de klant. Wat zijn de wensen, welke applicaties zijn er, en wat is er nodig om soepel te kunnen werken?” legt Ciska uit.  

Op basis daarvan stelde het team een plan op, inclusief planning, technische inrichting en communicatie. “We hebben een compleet nieuwe Microsoft 365-omgeving ingericht, maar ook de telefonie en het netwerk aangepakt. Zo was alles in één keer goed geregeld.”   

CTNET werkt volgens een vaste aanpak, vertelt Ciska. “We starten altijd met luisteren. Wat is het probleem, wat wil je bereiken? Daarna bedenken we een oplossing die past bij jouw organisatie. En die voeren we uit – van technische inrichting tot adoptie en beheer.”  

Meer dan techniek: adoptie en support

Een nieuwe IT-omgeving vraagt ook om een andere manier van werken. “Vooral het werken in Microsoft SharePoint was even wennen. Samenwerken in documenten is iets anders dan versies heen en weer mailen,” zegt Ciska. “We begeleiden klanten daar actief in, met uitleg, training en inrichting op maat. Wie mag wat kunnen inzien? Hoe richt je mappen logisch in? Dat doen we altijd in overleg.”  

Ook na de livegang blijft CTNET betrokken. “Support zit standaard in onze dienstverlening. Geen uurtje-factuurtje, maar gewoon bereikbaar zijn als er iets is. Dat vinden we belangrijk – klanten moeten weten dat ze altijd bij ons terechtkunnen.”  

Een partner die je taal spreekt

De samenwerking met De Friese Rechtshulp werd afgesloten met een evaluatiegesprek, waarin Foekje zeer te spreken was over CTNET. “De samenwerking beviel uitstekend, niet alleen met Ciska maar ook met haar collega’s, de mensen die bij ons op de werkplek de werkzaamheden uitvoerden.” Ook de grote betrokkenheid na de livegang was prettig, vertelt ze. “Omdat we wilden voorkomen dat we in de nieuwe IT-omgeving door onwetendheid mogelijkheden onbenut lieten, zijn we blijven vragen en kregen we steeds een helder antwoord.” 

“Dit hadden we veel eerder moeten doen”

De effecten van de overstap zijn direct merkbaar voor het team. “Zonder migratie hadden we niet geweten wat we tot die tijd hebben gemist in de IT-omgeving. Thuiswerken was ineens zonder hindernissen mogelijk. Daarnaast is de telefonie beter op onze praktijkvoering afgestemd, waardoor we veel beter gebruik kunnen maken van de functionaliteiten in de applicatie.”  

Het grootste verschil met de situatie hiervoor, aldus Foekje? Het team wordt nu veel meer ontzorgd. “Eerst moesten we noodzakelijke updates in de software voor de advocatuur bijvoorbeeld zelf laten uitvoeren. Door de inzet van CTNET is die tussenstap komen te vervallen. Dat scheelt tijd, maar het scheelt bovenal ergernissen.”  

Er is eigenlijk maar één ding waar het team van De Friese Rechtshulp spijt van heeft, lacht Foekje: “Dat we niet eerder de overstap maakten!”