AI-readiness begint met de basis op orde brengen 

Onze AI-specialist Taco Piek ziet het dagelijks: organisaties willen ‘iets met AI’, maar beginnen vaak midden in het proces. “Garbage in is garbage out,” zegt hij regelmatig. “Je haalt pas waarde uit AI als je data compleet, vindbaar en gestructureerd is. Dat begint bij een IT-omgeving die meebeweegt: moderne Microsoft-omgevingen, correcte rechtenstructuren, veilige inrichting en duidelijke documentatie.” 

AI werkt namelijk alleen goed als het toegang heeft tot de juiste informatie. Bedrijven die nog met verouderde fileservers, losse Excel-analyses of handmatige rapportages werken, kunnen heus stappen zetten, maar lopen uiteindelijk tegen grenzen aan. “Daarom kijken we altijd eerst mee naar de huidige situatie en brengen we je IT-landschap helder in kaart. Soms betekent dat: eerst moderniseren, dan pas automatiseren met AI,” vertelt Taco. 

Kleine verbeteringen, groot resultaat 

Bedrijven denken bij AI al snel aan grote trajecten, maar de echte winst zit volgens Taco vaak in kleine verbeteringen. “Een paar minuten tijdwinst per proces lijkt klein, maar stapel die processen op elkaar en je krijgt een enorme kettingreactie.” 

Zo kun je AI bijvoorbeeld inzetten om de volgende tijdrovende taken een stuk efficiënter te maken: 

• inkomende mails automatisch laten analyseren en verdelen; 

• orderverwerking versnellen met documentherkenning; 

• formulieren automatisch laten digitaliseren, waarna een medewerker alleen nog controleert; 

• kwaliteitsmetingen of productiedata laten samenvloeien in één dashboard dat je met AI kunt bevragen. 

Het voordeel van laagdrempelig beginnen, volgens Taco? “Medewerkers merken zo snel het voordeel van de nieuwe werkwijze. Daarmee groeit het enthousiasme én het draagvlak voor verdere stappen.” 

Zo krijg je gebruikers wél enthousiast over AI 

Adoptie is namelijk minstens zo belangrijk als de techniek. In veel organisaties zitten medewerkers al jaren in een routine, ziet ook Taco. “Veranderen voelt dan spannend. Daarom werken we altijd in nauwe samenwerking met directie en teams. We laten zien wat AI doet, bouwen demo’s, beantwoorden kritische vragen en ontwerpen oplossingen die prettig werken.” 

Bij klanten die al verder zijn, denken we mee op technisch niveau: hoe ziet het applicatielandschap eruit mét AI? Welke data kunnen we ontsluiten? Waar zit de winst? “Bij klanten die nog moeten starten, beginnen we juist met workshops over ChatGPT en Microsoft Copilot, zodat iedereen het fundament snapt,” legt Taco uit. 

Hoe wij het zelf doen: AI in de CTNET-servicedesk 

We gebruiken AI niet alleen bij klanten, maar ook in onze eigen dienstverlening. Een duidelijk voorbeeld is onze servicedesk, waar een gestapelde AI-workflow dagelijks inkomende mails verwerkt. Wanneer een e-mail binnenkomt, scant AI eerst automatisch wat voor soort bericht het is. Vervolgens analyseert het systeem de inhoud van de vraag en bepaalt het welke categorie en subcategorie daarbij horen en welke prioriteit passend is. Daarna wordt het ticket verrijkt met context, zoals relevante kennisartikelen, vergelijkbare historische tickets of informatie over lopende projecten. Zo heeft een collega meteen alle benodigde achtergrondinformatie bij de hand. Tot slot wijst AI het ticket toe aan de juiste servicedeskmedewerker, op basis van actuele werkdruk en het rooster.  

“Deze manier van werken bespaart dagelijks veel handmatige stappen en zorgt ervoor dat tickets sneller én vollediger worden opgepakt. Bij complexe tickets kijkt een medewerker natuurlijk nog steeds mee, maar de basis is al gedaan,” vertelt Taco. Het begon ooit met alleen het automatisch sorteren van inkomende mails, maar door telkens een stap toe te voegen, is het uitgegroeid tot een workflow die merkbaar impact heeft op onze productiviteit. “Zo doen we dat ook bij klanten: klein beginnen, uitbreiden waar het werkt, en gaandeweg een workflow opbouwen met steeds meer impact.” 

Samen bouwen aan een veilige en slimme inzet van AI 

Of je organisatie nu nog moet starten met AI of al experimenten hebt lopen: wij helpen je om AI op een veilige, praktische en toekomstbestendige manier in te zetten. Stap voor stap, zonder gedoe en zonder verstoring van je dagelijkse operatie. 

Meer doen met AI? Plan een vrijblijvend gesprek met ons. We denken graag mee over de slimste eerste stap voor jouw mkb-organisatie.