Wanneer is het tijd om een andere IT-partner te zoeken?
Een incidentele storing is meestal geen reden om direct afscheid te nemen van een IT-leverancier. Structurele onduidelijkheid is dat wel.
Misschien weet niemand precies wie verantwoordelijk is voor Microsoft 365, netwerk, back-ups of beveiliging. Misschien duurt support te lang of komen dezelfde problemen steeds terug.
Een andere veelvoorkomende situatie is dat een organisatie sterk is gegroeid, maar de IT-leverancier niet met die ontwikkeling is meegegaan.
Wie verschillende aanbieders met elkaar wil vergelijken, kan ook lezen waar je op moet letten bij het vergelijken van IT-outsourcing bedrijven.
Signalen dat de samenwerking niet meer goed aansluit
Een overstap kan relevant worden wanneer documentatie ontbreekt, support vooral reactief is, verantwoordelijkheden onduidelijk zijn of je organisatie nauwelijks advies krijgt over toekomstige ontwikkelingen.
Ook een sterke afhankelijkheid van één monteur of beheerder is een risico.
Een professionele IT-partner hoort niet alleen te weten hoe de omgeving technisch werkt, maar moet die kennis ook vastleggen en overdraagbaar maken.
Stap 1: breng je volledige IT-omgeving in kaart
Een veilige overdracht begint met inzicht.
Breng daarom eerst in kaart welke onderdelen aanwezig zijn. Denk aan netwerkapparatuur, internetverbindingen, servers, Microsoft 365, werkplekken, back-ups, beveiligingssoftware, gebruikersaccounts, cloudomgevingen, domeinnamen, licenties en bedrijfskritische applicaties.
Daarbij is het ook belangrijk vast te leggen welke externe leveranciers betrokken zijn.
Pas wanneer duidelijk is wat aanwezig is, kan een nieuwe partner bepalen wat direct kan worden overgenomen en waar eerst actie nodig is.
Stap 2: controleer wie eigenaar is van accounts en omgevingen
Een bedrijf hoort toegang te hebben tot zijn eigen IT-omgeving.
Controleer daarom wie eigenaar is van domeinen, cloudomgevingen, tenantaccounts, licenties en beheeraccounts.
Wanneer belangrijke accounts uitsluitend op naam van de oude leverancier staan, kan dat tijdens een overdracht problemen veroorzaken.
Een overstap is bovendien een goed moment om oude rechten opnieuw te beoordelen. Niet iedere externe gebruiker of oud-medewerker hoeft toegang te houden.
Stap 3: verzamel documentatie
Goede documentatie maakt een IT-omgeving minder afhankelijk van personen.
Denk aan netwerkstructuren, gebruikte apparatuur, IP-reeksen, beheerprocedures, configuraties, contactpersonen en informatie over back-up en herstel.
Ontbreekt deze documentatie? Dan kan de nieuwe IT-partner eerst een technische inventarisatie uitvoeren.
Stap 4: vervang niet automatisch alles
Een nieuwe IT-partner hoeft geen volledig nieuwe IT-omgeving te betekenen.
Goed functionerende systemen kunnen vaak gewoon worden overgenomen.
Bij IT-outsourcing door CTNET kan eerst worden bekeken wat behouden kan blijven en waar daadwerkelijk verbetering nodig is.
Daarmee voorkom je een onnodige big-bangmigratie.
Stap 5: draag beheer gefaseerd over
Niet ieder onderdeel hoeft op dezelfde dag van beheerder te veranderen.
Een gefaseerde overdracht maakt het eenvoudiger om risico’s te beheersen.
Je kunt bijvoorbeeld beginnen met netwerk en monitoring, daarna support en werkplekbeheer overdragen en vervolgens andere onderdelen toevoegen.
Wanneer vooral ondersteuning voor gebruikers beter moet, kan allround IT-support ook als afzonderlijke stap worden ingericht.
Stap 6: bepaal opnieuw wie waarvoor verantwoordelijk is
Na een overstap moet iedereen weten waar de verantwoordelijkheid ligt.
Wie behandelt gebruikersvragen? Wie bewaakt back-ups? Wie voert updates uit? Wie beheert het netwerk? Wie beslist over grote veranderingen?
Duidelijke afspraken voorkomen dat dezelfde versnippering opnieuw ontstaat.
Hoe voorkom je downtime tijdens een overstap?
De beste manier om downtime te voorkomen is niet door zo snel mogelijk te migreren, maar door eerst goed te begrijpen hoe de omgeving werkt.
Bedrijfskritische systemen moeten vooraf worden geïdentificeerd. Vervolgens kan per onderdeel worden bepaald wanneer en hoe het beheer wordt overgedragen.
Wanneer een systeem goed functioneert, is er meestal geen reden om het tijdens de overdracht tegelijkertijd technisch te vernieuwen.
Een IT-leverancier wisselen is ook een kans om op te ruimen
Een overdracht maakt vaak zichtbaar hoeveel technische historie zich in een organisatie heeft opgebouwd.
Oude accounts, ongebruikte licenties, tijdelijke oplossingen en verouderde apparatuur kunnen jarenlang blijven bestaan omdat niemand er actief naar kijkt.
Een nieuwe IT-partner kan deze omgeving opnieuw beoordelen en prioriteiten aanbrengen.
Overstappen naar CTNET
CTNET kan zowel een deel van het beheer als een volledige IT-omgeving overnemen.
Daarbij wordt eerst gekeken naar de bestaande situatie. Het uitgangspunt is niet om zoveel mogelijk te vervangen, maar om een omgeving te creëren die betrouwbaar, beheersbaar en passend bij de organisatie is.
Meer weten over de werkwijze en achtergrond? Bekijk CTNET als Managed IT-partner of bekijk de cases van organisaties die met CTNET samenwerken.
Veelgestelde vragen over wisselen van IT-leverancier
Kun je zomaar van IT-leverancier veranderen?
In principe wel, maar controleer eerst contractuele afspraken, toegang tot systemen, beheeraccounts en documentatie.
Moet alle apparatuur worden vervangen?
Nee. Goed functionerende apparatuur en systemen kunnen vaak worden behouden.
Kan een nieuwe IT-partner Microsoft 365 overnemen?
Ja, mits de benodigde beheertoegang beschikbaar is. De bestaande inrichting kan daarbij direct worden gecontroleerd.
Hoe voorkom je kennisverlies?
Door documentatie, configuraties, leveranciersinformatie en beheerrechten vóór de overdracht vast te leggen.
Kan CTNET eerst één onderdeel overnemen?
Ja. Een samenwerking kan beginnen met bijvoorbeeld netwerkbeheer of support en later worden uitgebreid.